Prawna definicja wspólnoty mieszkaniowej brzmi: „Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.”
Zatem naturalną koleją rzeczy jest to, że wspólnotę mieszkaniową tworzą właściciele lokali. Jeżeli liczba tych lokali wynosi nie więcej niż trzy to to zarząd nieruchomością wspólną odbywa się poprzez stosownie przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.
Natomiast, jeżeli liczba lokali jest większa niż trzy, to właściciele są zobowiązani podjąć uchwałę (podjętą większością głosów) o wyborze zarządu, którego członkami mogą być jedynie osoby fizyczne (art. 20 ustawy o własności lokali). Zarząd kieruje sprawami wspólnoty, reprezentuje ją na zewnątrz i wewnątrz między poszczególnymi właścicielami. Z mocy samego prawa zarząd podejmuje czynności mieszczące się w zakresie zwykłego zarządu (sprawy bieżące najogólniej rzecz biorąc). Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwala wspólnoty oraz pełnomocnictwo w tym zakresie dla zarządu. Art. 22 wyżej wymienionej ustawy wymienia w katalogu otwartym przykłady czynności przekraczających zakres zakres zwykłego zarządu.
Zarząd powołany uchwałą właścicieli lokali jest organem wewnętrznym wspólnoty – jego działanie jest działaniem samej wspólnoty, a nie działaniem osoby trzeciej w stosunku do niej.
Całkiem osobnym organem jaki może funkcjonować we Wspólnocie jest zarządca.
Zarządca jest osobą trzecią (odrębnym podmiotem) w stosunku do wspólnoty mieszkaniowej, nawet gdy jest upoważniony do jej reprezentowania.
Powołanie przez właścicieli lokali zarządu musi nastąpić w formie aktu notarialnego. W praktyce ma to miejsce w jednym akcie notarialnym wraz z umową o ustanowienie odrębnej własności lokali. Taki zarząd może być powierzony albo osobie fizycznej, albo prawnej. Zmiana takiego sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ustawy o własności lokali). Natomiast umowa, która szczegółowo określa sposób sprawowania zarządu przez zarządce powołanego w ten sposób częstokroć jest zawierana już później w zwykłej formie pisemnej.
Od 2014 r. zarządca nieruchomości nie jest obowiązany do posiadania licencji w tym zakresie.
Sąd Apelacyjny w Gdańsku, w wyroku z dnia 23 listopada 2020 r. (sygn. akt V Aca 264/20) stanął na stanowisku, że ustanowienie zarządcy (na podstawie art. 18 ww. ustawy) wyklucza możliwość tworzenia zarządu (na podstawie art. 20 ww. ustawy). „Za wyłączeniem takiej możliwości, przemawiają także istotne względy natury organizacyjno-gospodarczej, np. brak potrzeby mnożenia struktur zarządu nieruchomością wspólną czy problem ewentualnego rozkładu uprawnień pomiędzy takie struktury “
Zatem zarząd i zarządca wspólnoty mieszkaniowej to dwa oddzielnie i wykluczające się organy.
