Stan prawny na : październik 2023 r.
Zdarza się, że w trakcie prowadzenia działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, będziemy dokonywać zmiany jej adresu w ramach tej samej siedziby.
Wyjaśnijmy: siedziba to dana miejscowość, a adres, to konkretne dane adresowe pod którymi prowadzona jest działalność spółki.
Wyjątek stanowi sytuacja, w której jako siedzibę w umowie spółki wpisaliśmy nazwę miejscowości wraz z konkretnym adresem. Wówczas każda zmiana adresu będzie się wiązała ze zmianą siedziby, a co za tym idzie z koniecznością zmiany umowy spółki.
Jeżeli zakładaliśmy spółkę przez internet i w międzyczasie nie dokonywaliśmy żadnych zmian za pośrednictwem notariusza, to w takim przypadku możemy skorzystać, z szybszego, a przede wszystkim tańszego (koszt zmiany danych to: 300 zł) sposobu dokonania zmian w KRS-ie, właśnie za pośrednictwem portalu: ekrs.ms.gov.pl
Aby przeprowadzić zmianę logujemy się do portalu, wyszykujmy naszą spółkę, wchodzimy w zakładkę dokumenty – nowy dokument – wybieramy „uchwała o zamianie adresu spółki z o.o.” wypełniamy stosowne pola i zapisujemy. Warto, a nawet należy przed złożeniem podpisów, pobrać przygotowaną przez nas uchwałę do PDF-a i sprawdzić, czy wszystko się zgadza oraz czy wprowadzone dane są zgodne z rzeczywistością. Jeśli tak, następnie podpisujemy dokument. Dokument podpisujemy podpisem elektronicznym, przez zarząd. Należy pamiętać, że każda zmiana danych w podpisanej uchwale spowoduje usunięcie z systemu wprowadzonych już podpisów. Czynność tą trzeba będzie więc powtórzyć.
Kolejno przechodzimy do zakładki wnioski. Wybieramy „nowy wniosek” – „Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – spółka z o.o.”. Pojawi nam się okno z możliwymi uchwałami do wyboru i ich podpięcia do wniosku. W tym miejscu znajdziemy uprzednio przygotowaną uchwałę o zmianie adresu spółki. Wybieramy ją i dołączamy do wniosku. Następnie wypełniamy do końca wniosek zgodnie z instrukcjami programu. Wysyłamy opłacony wniosek do właściwego sądu, tj. do sądu w którym zarejestrowana jest nasza spółka.
Ważne, sądy nie wystawiają faktury VAT związanych z pobraniem opłaty za dokonanie zamian w rejestrze. Dokumentem księgowym będzie zatem samo potwierdzenie przelewu.
Na podany, przy zakładaniu konta w portalu s24, adres mailowy otrzymamy potwierdzenie wysłania wniosku. Pozostaje nam jedynie czekać na wprowadzenie zmian przez pracowników sądu do KRS-u.
W tym miejscu należy mieć na uwadze, że nie wszędzie dojdzie do aktualizacji danych naszej spółki, związanych ze zmianą adresu.
Tam gdzie adres zostanie zaktualizowany z automatu to m.in. baza Regon, czyli GUS, ZUS – niemniej, może to potrwać jakiś czas.
Należy też dokonać aktualizacji NIP- 8 w Urzędzie Skarbowym – być może w tym przypadku zajdzie konieczność zmiany właściwości US w ramach tej samej siedziby. Urzędy Skarbowe dopytują o tytuł prawny do dysponowania nieruchomością pod podanym adresem – warto mieć to na uwadze aby zadbać o odpowiednią umowę.
Poniżej przedstawiam poglądową listę instytucji w których sami musimy dokonać zmian adresu spółki:
– Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (tutaj, osobny artykuł na temat tego rejestru)
– rejestr BDO
– bank w którym prowadzimy rachunek firmowy
– firmy ubezpieczeniowe – szczególnie warto o tym pamiętać, przez wzgląd na wysyłanie przez ubezpieczycieli informacji z przypomnieniem o dobiegającym końca okresie ubezpieczenia
– dowody rejestracyjne samochodów będących własnością spółki – tu obowiązuje nas termin 30 dni na zgłoszenie zmiany danych adresowych do właściwego urzędu
– dokumenty firmy, takie jak: faktury, umowy, stopka e-mailowej
– oprogramowanie księgowe, kadrowo-płacowe.
– należy również poinformować naszych kontrahentów, dostawców usług, tak aby wystawiane przez nich faktury, zawierały już nasz nowy adres. Co prawda zły adres na fakturze VAT nie powoduje z automatu nieważności takiego dokumentu, jednak warto zadbać o to, aby dane na nim zawarte były również aktualne.
A ponadto należy sprawdzić pozostałe rejestry, systemy, w których nasza firma z racji prowadzonej działalności gospodarczej na przestrzeni lat została wpisana.
Należy jednak pamiętać, że najważniejszą zmianą jako przeprowadziliśmy, to fizyczna zmiana adresu a następnie jej prawne uregulowanie w KRS-ie. Bowiem spółka z o.o. jest do tego zobligowana z mocy prawa i to ona ponosi odpowiedzialność za aktualność danych znajdujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym.
