Stan prawny październik 2023
Roczne sprawozdanie finansowe, co do zasady, mają obowiązek składać przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym.
W praktyce sprawozdanie finansowe sporządza biuro księgowe/główna księgowa.
Jeżeli nasz rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to na sporządzenie sprawozdania finansowego mamy czas do 31 marca każdego roku. Zasadą jest 3-miesięczny termin na jego sporządzenie od końca roku obrotowego. Następnie po tym czasie mamy kolejne 3 miesiące na zatwierdzenie takie sprawozdania finansowego. Zasada jest taka: roczne sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od końca roku ortoborowego. Zazwyczaj termin ten przypada na ostatni dzień czerwca każdego roku. Od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego mamy 15 dni kalendarzowych na złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym. Przy założeniu że nasz rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin na złożenie dokumentów sprawozdania mija 15 lipca każdego roku.
Przygotowane przez księgową, sprawozdanie finansowe, zarząd danego podmiotu (np. spółki z o.o.) ma obowiązek przedłożyć właścicielom do zatwierdzenia, które odbywa się poprzez podjęcie stosownej uchwały w tym zakresie. Czynność ta musi odbyć się w terminach wyżej opisanych, tj. w przeciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego.
Sprawozdanie finansowe obecnie sporządza się już tylko wyłącznie w formie elektronicznej.
Na plik stanowiący dokument sprawozdania finansowego będzie składać się:
1. bilans
2. rachunek zysków i strat
3. informacja dodatkowa
– zapisany i złożony w formacie XML.
Dokument sprawozdania finansowego musi zostać podpisany przez osobę której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najczęściej jest to księgowa), a następnie zostaje również podpisany przez kierownika jednostki (w praktyce jest to zarząd).
Kolejnymi dokumentnymi które dołączamy do sprawozdania, mogą być, w zależności od rodzaju i formy prowadzonej przez nas działalności:
1. sprawozdanie z działalności
2. sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej
3. opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego – co do tego dokumentu istnieje obowiązek podpisania go przez biegłego rewidenta jedynie podpisem kwalifikowanym
4. sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej
5. sprawozdanie z działalności jednostki dominującej
6. skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej
– dokumenty te mogą zostać utworzone w dowolnym formacie pliku umożliwiającym jego zapisanie i odczytanie. Wymagają one jednak podpisu elektronicznego, który można złożyć tu: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
Natomiast w formie skanów, podpisanych uprzednio odręcznie dokumentów, należy dołączyć:
1. uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego
2. uchwały o podziale zysków bądź pokryciu straty.
Aby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, musimy posiadać aktywne konto w portalu eKRS: https://ekrs.ms.gov.pl/
Po zalogowaniu się do konta można przystąpić do przygotowania zgłoszenia. Należy ze strony głównej portalu ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ wybrać:
– „Bezpłatne zgłaszanie sprawozdań finansowych”, potem
– „Przygotowywanie i składanie zgłoszeń” a następnie
– „Dodaj zgłoszenie”.
Rejestrację nowego zgłoszenia zaczyna się od podania numeru KRS podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy. Należy wypełniać kolejne wymagane pola wpisując w nazwie roboczej zgłoszenia „Sprawozdanie finansowe za rok ….”, podając m.in. daty początku i końca okresu którego dotyczy sprawozdanie – rok obrotowy, jeżeli porywa się rokiem kalendarzowym to sprawa będzie prosta, a także rodzaj zgłoszenia (składanie sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów finansowych). Następnie należy dodać dokumenty:
- Wypełniamy datę sporządzenia dokumentu (będzie ona zawarta w treści dokumentu), a następnie wybieramy „ roczne sprawozdanie finansowe” dołączamy plik dokumentu w formacie xml i plik zawierający oddzielny podpis – tu załączamy plik xml podpisany przez wszystkich członków organu zarządzającego oraz osobę sporządzającą sprawozdanie (księgowa). Jeżeli nasza księgowa korzysta z podpisu kwalifikowanego to wtedy jej podpisany plik będzie zawierał rozszerzenie: XAdES – do takiego pliku nie da się dodać podpisu za przez profil zaufany. Wtedy możemy dołączyć plik z podpisem księgowej oraz popisane sprawozdanie finansowe w formacie xml.
- Tak samo postępujemy z kolejnymi dokumentami, tj. z np. uchwałami – dołączamy je w formie skanów. W tym przypadku również należy wybrać datę sporządzenia dokumentów.
- Kolejne dokumenty, jak np. sprawozdanie z działalności dołączamy do portalu dokładnie w taki sam sposób jak powyżej.
W odniesieniu do każdego z elementów sprawozdania finansowego osoba składająca zgłoszenie powinna oświadczyć, czy zostały podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe (krok 3).
Przygotowane zgłoszenie należy zweryfikować, a potem podpisać profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Na podany, przy zakładaniu konta w portalu s24, adres mailowy otrzymamy potwierdzenie wysłania wniosku. Pozostaje nam jedynie czekać na wprowadzenie zmian przez pracowników sądu do KRS-u i informacja o wprowadzeniu takiego sprawozdania będzie widoczna w KRS-ie zarówno w odpisie pełnym jak i aktualnym. Pojawi się tam data złożenia sprawozdania oraz okres za jaki dokonano zgłoszenia.
